Vortragsteil Projektmanagement
Vortragsteil Standardisierung
Vortragsteil Benutzerakzeptanz
Web-to-Print-Projekte erfolgreich umsetzen:
Die Benutzerakzeptanz entscheidet über den Erfolg
Um die Akzeptanz der Benutzer eines Web-to-Print-Systems zu erreichen, ist es von Bedeutung, die künftigen Anwender frühzeitig einzubinden und deren Bedarf bereits im Rahmen der Projektplanung festzustellen. Dennoch werden sich viele Verbesserungsmöglichkeiten erst durch den praktischen Einsatz ergeben. Deshalb ist es wichtig, den „Roll-out“, das heißt die Einführung einer Web-to-Print-Lösung bei den Anwendern, als einen Prozess zu betrachten, bei dem kontinuierlich die Akzeptanz und Optimierungsmöglichkeiten ermittelt werden. Informationsbasis dafür können der Nutzungsgrad und die Aktivitäten innerhalb des Portals sein, die sich durch eine systeminterne Protokollierung feststellen lassen.
Für ein Werbemittelportal einer Apothekenkette wurde eine Speicherfunktion eingeführt, damit die Apotheken-Mitarbeiter die Arbeit am Computer jederzeit unterbrechen und später wieder fortsetzen konnten. (Beispiel System publiXone, Konzept-iX Software GmbH).
Auch organisatorische Rahmenbedingungen können dazu führen, dass Portale gut angenommen werden. Die Kombination einer Reihe von Maßnahmen führte zu einer guten Akzeptanz des Portals eines Solartechnologie-Herstellers: ein Gutschein- und Rabattsystem als Bestellanreize, die aktive Bewerbung des Portals durch die Vertriebsmitarbeiter sowie ein attraktives Portalangebot, das individualisierbare Werbemittel, Geschäftsausstattung, Werbegeschenke, Messe-Zubehör und Bedienungsanleitungen umfasst (System Get copy, Get connected Internetagentur).
Werden bei der Planung und Einführung von Web-to-Print-Lösungen die beschriebenen Faktoren berücksichtigt, ist eine solide Basis für die erfolgreiche Realisierung der Projekte gegeben. Dazu gehören die Definition von einsatzfähigen Projekt-Bausteinen, die Standardisierung von Prozessen und Produkten sowie die frühzeitige Einbeziehung der Benutzeranforderungen in Verbindung mit der Kontrolle und Optimierung nach der Einführung.